○湖東広域衛生管理組合事務処理規程
平成11年3月18日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 通則
第1節 事務の代決及び専決(第4条―第7条)
第2節 文書の形式(第8条―第12条)
第3章 事務処理
第1節 文書の収受及び配布(第13条―第17条)
第2節 起案及び決裁(第18条―第31条)
第3節 文書の浄書及び発送(第32条―第36条)
第4章 文書の編さん及び保存(第37条―第43条)
第5章 補則(第44条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書及び公印の取扱い、事務の代決及び専決その他事務処理について基本的なことを定め、もって事務の能率的な運営を図ることを目的とする。
(事務処理の原則)
第2条 事務は、適正かつ迅速に処理しなければならない。
(管理指導)
第3条 事務局長は、事務処理の状況について随時調査し、すべての事務が適正かつ迅速に処理されるように指導しなければならない。
第2章 通則
第1節 事務の代決及び専決
(管理者の事務の代決)
第4条 管理者が不在のときは、湖東広域衛生管理組合規約(昭和49年県指令地第1517号)第9条第3項に規定する管理者の職務を代理する副管理者(以下、「職務代理者」という。)がその事務を代決する。
2 管理者及び職務代理者がともに不在のときは、事務局長がその事務を代決する。
(事務局長の事務の代決)
第5条 事務局長が不在のときは、総務福祉課長がその事務を代決する。
(代決書類の後閲)
第6条 代決した書類は、遅滞なく後閲に供しなければならない。ただし、定例的なもの又は軽易なものについてはこの限りでない。
(専決)
第7条 事務局長、総務福祉課長、豊楠苑場長、リバースセンター所長及び愛犬つくし教室施設長(以下「所属長」という。事務局長を除く。)の専決事務については、別に定める。
第2節 文書の形式
(公文の種類)
第8条 公文の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づいて制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づいて制定するもの
(2) 令達文
ア 訓令 本庁若しくはその他の機関又はその職員に対して指揮命令するもの
イ 達 法令の規定に基づいて団体又は個人に対して、その特定の行為又は不法行為について令達するもの
ウ 指令 申請又は願に対して許可、認可するもの又は具体的事実について指示指令するもの
(3) 公示文
ア 告示 主として法令の規定に基づいて一定の事項を公示するもの
イ 公示 告示以外で一定の事項を公示するもの
(4) 一般文
ア 往復文 照会、回答、通知、通達、報告、送付(送り状)、申請(願)、進達副申、届、勧告、建議、諮問、答申、依頼など
イ 部内文 復命、事務引継、上申、内申、辞令など
ウ その他の一般文 式辞、書簡、争訟、請願、陳情、意見、専決処分、議案、議事録、証明、賞状、見積、契約、請求、領収、告知、納付、手帳など
(記号、番号及び日付)
第9条 文書には、次の各号の定めるところにより記号及び番号を付け、かつ、文書施行の日付を記載しなければならない。
(1) 条例又は規則には、公布の順序による番号を付けなければならない。この場合において番号に組合条例又は組合規則の文字を冠しなければならない。
(2) 訓令又は告示には制定の順序による番号を付けなければならない。この場合において、番号に組合訓令又は組合告示の文字を冠しなければならない。
(3) 公示には番号を付けない。
(4) 達又は指令には収発文書件名簿による番号を付けなければならない。この場合において、番号に湖東広域衛生管理組合達又は湖東広域衛生管理組合指令の文字及び係等の文字を冠しなければならない。
(5) 専決処分には、専決の順序による番号を付けなければならない。この場合において、番号に専決の文字を冠しなければならない。
(6) 議案には、提出の順序による番号を付けなければならない。この場合において、番号に議案の文字を冠しなければならない。
(7) 一般文には、収発文書件名簿により番号を付けなければならない。この場合において、番号に湖東広衛の文字及び係の文字を冠しなければならない。
2 前項の番号は、毎年4月1日から始め、翌年3月31日に終わる。
3 第1項第7号の場合において、同一事案に係るものには、同一番号を付けなければならない。
(1) 都道府県若しくは市町村の課長に発する文書又は管内を管轄する官公署に発する軽易な文書は、所属長名
(2) 部外から事務局長あての照会その他に対する回答文書で、その内容が所属長限りで処理できるものは、所属長名
(3) 組合内の一般文書などについては、事務局長又は所属長名
(4) 法人、団体若しくは個人に発する軽易な文書は、所属長名
(5) 個人に発する極めて軽易な文書は、組合名又は所属長名
(押印)
第11条 公文には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書で印刷したものには、公印を省略することができる。
(公文の書式)
第12条 公文の書式は、別に定める。
第3章 事務処理
第1節 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第13条 到着した文書は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 普通文書(小包を含む。)は開封して文書の余白に受付印を押し、収発文書件名簿(様式第1号)に記入する。ただし、次に掲げるものについては、収発文書件名簿の記入を省略することができる。
ア 図書、物品の送り状
イ その他軽易な文書で、収発文書件名簿に記入する必要がないと認めるもの
(2) 親展文書及び秘密文書は、封かんのまま封皮に受付印を押し、名あて人に配付する。
(3) 現金、金券、有価証券などは、金券受理簿(様式第2号)に記入して会計管理者の受領印を徴する。
(4) 物品、郵便切手などの添付されている文書は、第1号の取扱いのほか、その数量などを記入する。
(5) 官報、県公報その他定期刊行物又は軽易な文書は、受付印を押して適宜処理する。
(6) 争訟その他文書の収受の日時が権利の消長に関係のある文書は、第1号の取扱いのほか、収受に日時を明記し、かつ、その封皮を添付する。
2 文書に、別紙又は金品などの添付の記載があって、実際の内容と相違するときは、文書の余白にその旨を記入する。
3 送達された郵便物で料金の未納又は不足している場合、官公署及び学校の発送に係るものその他必要と認めるものに限り料金を支払って受け取り、郵便物差出簿に記入する。
(執務時間外の文書の収受)
第14条 執務時間外において文書の送達を受けた職員は、急を要する文書及び電報は、その内容によって直ちに関係職員に送付し、急を要する親展書は、そのまま、名あて人に送付する。
(配布文書の処理)
第15条 配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、その理由を付して直ちに総務福祉課に返付する。
2 願、届などは、書式に適合するか否かを審査し、記載事項に誤りがあるときは訂正させ、返戻すべきものは符せんを付け事務局長等の捺印を受けて返戻し、却下すべきものは理由を付して管理者の決裁を受けて却下しなければならない。
(閲覧)
第16条 所属長は、特に主要又は異例に属する文書で、直ちに処理しがたいもの及び上司の指示を受けて処理する必要があると認められるものは、事前に閲覧に供しなければならない。
(配布文書の緊急処理)
第17条 配布文書のうち、緊急を要するもので上司の指示により処理をあきらかにすべきものは、当該文書を携行のうえ、自ら指示を受けなければならない。
第2節 起案及び決裁
(事案の処理)
第18条 事案は、速やかに処理しなければならない。
2 処理期限の指定された事案で、その期限までに処理し難いときは、期限を予定してあらかじめ上司の承認を得なければならない。
3 所属長は、事案の処理が遅延することのないよう事案の重要度又は緩急の度合を考慮し、必要があるときは処理順序を指示し、常に事務の調整を図らなければならない。
(未処理事案の調整)
第19条 所属長は、常に未処理事案を調整し、速やかに事案を処理しなければならない。
(文書の起案)
第20条 文書の起案は、回議書(様式第3号)を用いなければならない。ただし、成規、定例のもの及び軽易な事案については、書面決裁により処理できるものとする。
2 起案の趣旨を説明する必要のあるものは、その理由を前文として記載し、参考となるべき法令その他資料、要旨を抜き書きして添えなければならない。
(取扱いの表示)
第21条 起案者は、回議書に取扱上の注意など必要事項を表示しなければならない。
2 文書は、次のとおり種類を表示するものとする。
(1) 議案として議会に提出するもの 議案
(2) 法令又は条例などに基づいて公布又は公示するもの 公示
(3) 例規として取り扱うもの 例規
(4) 新聞などに広告するもの 広告
(5) 庁内関係に連絡するもの 連絡
(6) 機密に関するもの 秘
(7) 伺定めをするもの 伺い
(8) 供覧を要するもの 供覧
第22条 起案した文書で緊急を要するものは、回議書の上部にその旨を朱書しなければならない。
第23条 主要、異例の事案又は機密に属すべきものは、回議書にその旨を表示するとともに所属長が自ら携行して決裁を受けなければならない。
(合議)
第24条 他の所属等に関係する事案は、所属長等の決裁を受けた後、当該関係所属等に合議しなければならない。
第25条 削除
第26条 金銭の出納その他会計事務に関する事案は、会計管理者に合議しなければならない。
第27条 合議を受けた係等は、特別の事情のない限り、直ちに処理しなければならない。
2 合議を受けた事案に対して意見が合致しないときは、その旨を明記して直ちに主務係等に戻さなければならない。
3 前項の場合において協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
第28条 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、回議書に、「施行前に再回を要す」又は「施行後に再回要す」の表示をしておかなければならない。
(廃案等の連絡)
第29条 事案が廃止となり、又は重要な変更を受けたときは、その旨を合議した係等に連絡しなければならない。
第30条 議案及び公布手続を必要とする事案は、管理者の決裁を受けた後、総務福祉課において必要な手続をしなければならない。
(代決)
第31条 決裁者が不在の場合に、事案の代決をするときは、決裁欄に「代決」と表示しなければならない。
2 代決は、下級職の者が上級職の者の職務を一時的に代って行うことであり、緊急処理の事務停滞を防ぐ必要最小限度にとどめておかなければならない。
第3節 文書の浄書及び発送
(浄書)
第32条 文書は主務課(所属施設等をいう。以下、同じ。)において浄書する。ただし、事務局長が特に必要と認めた場合は、総務福祉課において浄書させることができる。
(発送)
第33条 文書を発送するときは、収発文書件名簿及び回議書に処理の経過を記入しなければならない。
(文書の発送手続)
第34条 発送する文書は、次の各号に定める手続をしなければならない。
(1) 郵送によるときは、郵便物差出簿(様式第4号)に記入して料金及び切手の受払いを明らかにしなければならない。
(2) 特別の取扱いを必要とするものには、その封筒に、「重要」、「秘」、「親展」、「至急」、「速達」、「書留」、「内容物在中」の表示をしなければならない。
(文書の掲示)
第35条 湖東広域衛生管理組合公告式条例(昭和49年条例第1号)に定めるもののほか、告示、公告及び特に公表を必要とするものについては、同条例に定める掲示場に掲示しなければならない。
(文書の保管)
第36条 完結した文書は、主務課において保管するものとする。
第4章 文書の編さん及び保存
(文書の整理)
第37条 文書の整理は、簿冊により行う。
(簿冊の編さん)
第37条の2 文書は、原則として毎件施行月日の順に整理し、最終文書が最上位となるように編さんする。
2 事案が2年以上にわたるものについては、完結した年又は年度に帰する文書として編さんする。
3 簿冊の厚さが相当量以上になるときは、適宜分冊し、分冊番号を記載する。
4 文書に添付された図面、資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜袋若しくは箱に入れ、又は結束して別に整理し、関係簿冊にはその旨を記載する。
(保存期限)
第38条 文書の保存種別及び保存期間は、次の各号のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 保存期限は、完結した翌年度の4月1日から起算する。
(保存の種別)
第39条 法令その他規程の別段の定めがある場合を除き、文書の保存種別は、別表の基準による。
第40条 削除
(保存文書の廃棄)
第41条 事務局長は、保存期限の満了した文書について、管理者の承認を得て廃棄しなければならない。
2 廃棄処分する文書で印鑑又は機密文書などについては、これを焼却しなければならない。
3 保存期限の満了した文書で、引き続き保存する必要があるものについては、別に保存期限を定めることができる。
(保存文書の借覧)
第42条 保存文書を借覧するときは、所属長の承認を受けなければならない。
2 借覧した文書は、汚損し、抜き取り若しくは他に転貸してはならない。
(庁外への持出しの制限)
第43条 借覧した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により所属長の承認を得たときは、この限りでない。
第5章 補則
(帳票の様式)
第44条 この規程に定める帳票の様式及び必要な事項は、別に定める。
付則
1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
2 湖東広域衛生管理組合事務決裁等に関する規程(昭和49年組合訓令第2号)は、廃止する。
付則(平成21年訓令第4号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成21年訓令第7号)
この訓令は、平成21年9月1日から施行する。
付則(令和3年訓令第2号)
この訓令は、令和3年6月1日から施行する。
付則(令和5年訓令第2号)
この訓令は、令和5年11月1日から施行する。
別表(第39条関係)
文書保存種別に関する基準
第1種(永久保存)
1 条例、規則、規程の原本その他組合例規類の原議
2 事業計画及びその実施に関する重要書類
3 議会の議事録、議決書等議会に関する書類
4 官庁の令達、指令、通ちょうその他官庁との往復文書であって重要なもの
5 訴訟又は異議の申立てに関する書類
6 統計書、重要な調査及び統計関係書類
7 重要な契約書類
8 職員の履歴書及び任免その他人事に関する書類
9 ほう賞及び表彰に関する書類
10 財産、公の施設及び組合債に関する書類
11 会計に関する重要書類
12 許可、認可等で重要なもの
13 事務引継ぎに関する書類
14 予算及び決算書
15 役職員名簿
16 退職手当に関する書類
17 公印台帳
18 表彰録及び被表彰録
19 各種台帳及び原簿で重要なもの
20 組合の事務に関する重要書類
21 その他永久保存の必要があると認められる書類
第2種(10年保存)
1 法規により施行又は処分したもの(重要な書類)
2 決算を終った会計簿及び証拠書類
3 争訟に関する書類(永久保存のものを除く。)
4 永久保存に関する重要付属書類
5 その他5年を超えて保存の必要があると認められるもの
第3種(5年保存)
1 公告、指令、通達に関する書類
2 文書の収受及び発送に関する諸帳簿
3 諸報告書、資料等で調査又は使用済のもの
4 官報、県公報、町報
5 その他3年を超えて保存の必要があると認められるもの
第4種(3年保存)
1 往復文、その他一般文書又は特殊文書で他日の参照に供するもの
2 出勤簿、時間外勤務命令簿
3 報告、届出等で重要なもの
4 その他1年を超えて保存の必要があると認める書類
第5種(1年保存)
1 通知、往復文書等で他日の参考としない書類
2 報告、願、届出等で比較的軽易なる文書
3 一時的な通知、照会等に関する書類
4 職員の諸願届出書類
5 当直日誌
6 その他第1種から第4種までに属さない書類
